Der Vorstand

Welche Aufgaben hat der Vorstand?

Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich (§ 26 Abs. 2 BGB). Die Vertretungsmacht kann inhaltlich durch die Satzung beschränkt werden.
Er hat somit die Geschäftsführung inne. Daher ist er z.B. für die Einberufung der ordentlichen Mitgliederversammlung und die Einladung zu dieser, für die Umsetzung der Mitgliederbeschlüsse usw. zuständig.

Wer bestellt den Vorstand?

Der Vorstand wird nach Beschluss der Mitgliederversammlung bestellt (§ 27 BGB). Die Mitgliederversammlung wählt also den Vorstand des Vereins. Vgl. dazu Punkt 11, Mitgliederversammlung. Die weiteren Details zur Vorstandswahl werden in der Satzung geregelt.

Was ist bei einer personellen Änderung im Vorstand zu beachten?

Jede Änderung im Vorstand eines eingetragenen Vereins ist vom Vorstand zur Eintragung im Vereinsregister anzumelden (§ 67 BGB).

Darf ein ehrenamtlich tätiges Organmitglied (Vorstandsmitglied, Schatzmeister, Kassierer) sein Amt jederzeit niederlegen?

Falls kein objektiv wichtiger Grund für die Amtsniederlegung besteht, muss das Organmitglied dem Verein eine angemessene Zeit einräumen, wenn das Amt anderweitig besetzt werden muss (vgl. auch unten).

Wie können Vereinsmitglieder damit umgehen, wenn ein Vorstandsmitglied sein Amt niederlegen will?

Falls der Vorstand laut Satzung nach der Amtsniederlegung nicht mehr handlungsfähig ist, müssen grundsätzlich vor der Amtsniederlegung Neuwahlen durchgeführt werden. Wenn das Vorstandsmitglied aus wichtigem Grunde zurücktritt, müssen baldmöglichst Neuwahlen durchgeführt werden. Zur Mitwirkung an der Einberufung der dazu notwendigen Mitgliederversammlung ist das zurückgetretene, aber noch im Vereinsregister eingetragene Vorstandsmitglied, weiterhin berechtigt und verpflichtet.

Wie ist zu verfahren, wenn der Verein durch Rücktritt seiner Vorstandsmitglieder nicht mehr handlungsfähig ist?

Falls der Rücktritt der Vorstandsmitglieder wirksam erfolgt sein sollte, wird dann das zuständige Amtsgericht auf Antrag eines Beteiligten einen Notvorstand bestellen (vgl. § 29 BGB). Zuerst sollte jedoch genau geprüft werden, ob möglicherweise der die Handlungsunfähigkeit herbeiführende Rücktritt wirksam ist oder ob der Vorstand doch noch im Amt ist. Eine Unwirksamkeit kann sich z.B. dadurch ergeben, daß der Rücktritt zur Unzeit erfolgt ist oder aus unredlichen oder gegen Treu und Glauben verstoßenden Gründen erklärt wurde.

Wie ist zu verfahren, wenn sich auf einer Mitgliederversammlung kein neuer erster Vorsitzender findet?

Falls der Vorstand dadurch handlungsunfähig wird (dies ergibt sich aus der Satzung), sollte mit Hilfe des noch im Vereinsregister eingetragenen ehemaligen Vorstandsvorsitzenden eine neue Mitgliederversammlung einberufen werden, auf der gleichzeitig eine auf jeden Fall die Handlungsfähigkeit des Vorstandes sicherstellende Satzungsänderung beschlossen werden sollte. Es kann z.B. eine Gesamtvertretung des Vorstandes beschlossen werden, was jedoch die Handlungsfähigkeit schmälert.

Davon abgesehen ist dies ein Alarmsignal für die Notwendigkeit einer vereinsinternen Diskussion und struktureller Änderungen.

Können auch Nichtmitglieder in den Vereinsvorstand gewählt werden?

Ja, wenn sich dies nicht durch Satzungsbestimmung des Vereins verbietet.

Was genau bedeutet „Entlastung des Vorstandes“?

Auf der Mitgliederversammlung wird der Prüfbericht der Kassenprüfer/ Revisoren vorgetragen und über ihn abgestimmt. Sofern ihm zugestimmt wird, findet die  Entlastung statt. Den Antrag auf Entlastung stellen der oder die Kassenprüfer. Bei der Entlastung sind der oder die von der Entlastung betroffenen Vorstandsmitglieder mit ihrem Stimmrecht ausgeschlossen.
Die Entlastung des Vorstandes kommt nur bei einwandfreier Geschäftsführung und nach Erfüllung aller Pflichten in Betracht. Die Mitgliederversammlung kann jedoch auch bei Vorliegen eines mangelhaften Berichtes dem Vorstand die Entlastung erteilen, da sie in der Beurteilung der Geschäftsführung frei ist.
Sie stellt von Ansprüchen frei, die dem Verein bei sorgfältiger Prüfung aller Unterlagen erkennbar waren.
Die Entlastung erstreckt sich auf alle Schadensersatz- und ggf. konkurrierende Bereicherungsansprüche  sowie auch auf Ersatzansprüche, die allen Mitgliedern des Vereins privat bekannt geworden sind.

Die Entlastung wirkt also wie ein Verzicht. Sie kann nicht angefochten werden. Möglich ist aber eine Klage auf Feststellung der Unwirksamkeit des Entlastungsbeschlusses, z.B. wegen Täuschung.

Sind für den Fall, dass der Vorstand teilweise neu gewählt, vorher aber die übliche Entlastung verweigert wurde, die Neuwahlen gültig?

Ja, die Entlastung ist keine Voraussetzung wirksamer Neuwahlen, auch bei Neuwahl derselben Vorstandsmitglieder.

Der alte Vorstand haftet dem Verein gegenüber für schuldhafte Pflichtverletzungen. Eine Entlastung des alten Vorstandes erfolgt ganz normal durch Beschluss der Mietgliederversammlung.

Welche Aufgaben hat der erste Vorsitzende eines Vereins?

Wenn sich dies nicht aus der Vereinssatzung ergibt, hat der erste Vorsitzende die Aufgaben des Vereinsvorstandes zu koordinieren.

Grundsätzlich hat er die gleichen Rechte und Pflichten wie die übrigen Vorstandmitglieder. Abweichende Regelungen kann die Satzung enthalten

Ist die Vorstandssitzung eines Vereins öffentlich?

Nur, wenn sich dies aus der Satzung ergibt. Der Vorstand kann jedoch von sich aus öffentlich tagen.

Kann ein in der Mitgliederversammlung nicht anwesendes Vereinsmitglied in ein Vereinsgremium (z.B. Vorstand) gewählt werden?

Ja, falls die Satzung keine abweichende Regelung enthält. Allerdings bedarf die Wahl der Annahme durch den Gewählten. Diese kann in einem solchen Fall vorab schriftlich erklärt werden

Ist der Vorstand in der Mitgliederversammlung über alle Vereinsgeschäfte auskunftspflichtig?

Falls die Satzung keine abweichende Regelung enthält (z.B. weitgehend abschließende Verlagerung des Auskunftsanspruchs auf ein Revisionsorgan), besteht der in seinem konkreten Umfang strittige Anspruch auf Auskunft im Rahmen des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes und der berechtigten Interessen der Beteiligten.  Es kommt also auf die näheren Umstände des Einzelfalls an; wann die Interessen berechtigt sind, muss eine Abwägung der Für- und Widerstreitenden Gesichtpunkte ergeben.

Kein berechtigtes Interesse zur Auskunftsverweigerung ist das Bedürfnis, eine persönliche Inregreßnahme zu verhindern oder Fehler (auch ideeller Art) bei der Amtsführung zu vertuschen.

Darf man als Ehrenmitglied oder Ehrenvorsitzender zum Vorstandsvorsitzenden gewählt werden?

Wenn die Vereinssatzung keine anderweitige Auslegung nahelegt oder diesbzgl. Regelungen enthält, können Ehrenvorsitzende /-vorstandsmitglieder grundsätzlich nicht gleichzeitig dem stimmberechtigten Vorstand angehören.

Darf ein Vorstandsmitglied an der Abstimmung über seine Abwahl aus Gründen seiner Amtsführung und seine Entlastung mit abstimmen?

Soweit die Satzung hierzu keine strengere Regelung enthält, darf das betroffene Vorstandsmitglied bei der Abstimmung über seine Abwahl möglicherweise (strittig, so die ältere Rechtsprechung, anderer Ansicht die überwiegende Literatur) mitstimmen. Um hier Problemen vorzubeugen, sollte in der Satzung eine klare Regelung getroffen werden, nachdem eine Abwägung unter Berücksichtigung möglicher Fallgestaltungen erfolgt ist.

Über seine Entlastung darf der Vorstand nicht mitstimmen.

Wer entscheidet über die außerplanmäßige Abberufung eines Vorstandsmitglieds?

Die Mitgliederversammlung, wenn in der Satzung für die Wahl oder Abwahl des Vorstandes kein anderes Organ vorgesehen ist.

Müssen alle Vorstandsmitglieder für den gleichen Zeitraum gewählt werden oder können die Wahl-/Amtsperioden unterschiedlich lang sein (z.B. 1 Jahr für den 1. und 2 Jahre für den 2. Vorsitzenden oder Wahl des jeweils anderen zu unterschiedlichen Zeitpunkte?

Dies richtet sich nach der Satzung. Unterschiedliche Wahlperioden und Wahlzeitpunkten sind zulässig, solange die Satzung ausreichend verständlich gestaltet ist.

Kann ein Ausländer als Vorstandsmitglied gewählt/ berufen werden?

Ja. Auch Ausländer können den Vorstand bilden.

Dürfen Verwandte gleichzeitig einem Vereinsvorstand angehören?

Ja. Nur das nach der Vereinssatzung vorgesehene Wahlverfahren für die Vorstandswahlen muss, wie bei der Wahl jedes Vorstandes, eingehalten worden sein.

Darf ein Verwandter des Vorstandes eine Kontrollfunktion, z.B. die Kassenprüfung, im Verein übernehmen?

Ja. Das in der Vereinssatzung vorgesehene Wahlverfahren muss eingehalten worden sein. Die zuständigen Vereinsgremien sollten über die Situation informiert werden. Die gewählten Amtsinhaber haften dem Verein für die sorgfältige Wahrnehmung ihrer Aufgaben und sind dafür auch strafrechtlich verantwortlich.

Kann ein gewählter Kassenprüfer auch ein Vorstandsamt wahrnehmen bzw. kann ein Vorstandmitglied unmittelbar nach seinem Ausscheiden aus dem Vorstand sich zum Kassenprüfer wählen lassen?

Ein Kassenprüfer kann nicht gleichzeitig Vorstandsmitglied sein, denn die oberste Geschäftsführungsebene (=Vorstand) kann sich nicht selbst wirksam kontrollieren (= Kassenprüfer).

Für einen Wechsel zwischen den beiden Funktionen gilt, dass jedenfalls ein Wechsel vom Vorstand in das Kontrollgremium (Kassenprüfer) mit Nonprofit/ Corporate-Governance – Grundsätzen nicht vereinbar ist.

Dürfen einem Vorstandsmitglied seine Auslagen erstattet werden oder darf ihm die Organisation eine Entschädigung für den eingesetzten Zeitaufwand zahlen?

Wenn die Satzung dies ausdrücklich vorsieht, ist dies zulässig. Andernfalls dürfen nach Meinung der Finanzverwaltung in der Regel nur aus Anlass der Tätigkeit konkret entstandene Fremdauslagen ersetzt werden, falls sich dies aus Vereinsgewohnheitsrecht oder einem Mitgliederversammlungsbeschluss ergibt. Ein großzügigeres Vorgehen gefährdet die Steuerbegünstigung.

Ist es problematisch, wenn ein Vorstandsmitglied eines steuerbegünstigten Vereins gleichzeitig noch in einem anderen Verein Vorstandsmitglied ist?

Grundsätzlich spricht nichts gegen eine solche Konstellation. Einschränkungen können sich insbesondere ergeben aus:

  • den Vereinssatzungen,
  • den für den Verein gültigen Spitzen-/ Dachverbandsstatuten,
  • dem Haftungsrisiko einer Durchgriffshaftung.

Wieviele Mitglieder müssen bei der Jahreshauptversammlung (Mitgliederversammlung) anwesend sein, damit Beschlussfähigkeit besteht?

Wenn die Satzung keine Vorgaben zur Beschlussfähigkeit enthält und auch nicht die seltene Ausnahme eines Gewohnheitsrechts eingreift, muss ein Mitglied anwesend sein. Anwesenheit und Beschlussfassungen sollten später nachweisbar sein. Bei geringer Teilnehmerzahl ist besonders darauf zu achten, ob Versammlungsort und -termin vereinsüblich ausgewählt und bekannt gemacht wurden. Es ist sinnvoll, in der Satzung eine klare Aussage zur Beschlussfähigkeit zu treffen. Übliche Varianten sind:

  • die Mitgliederversammlung ist mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder beschlussfähig
  • die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens 20% der Mitglieder anwesend sind.

Ist ein Vorstand gewählt, wenn er die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, der anwesenden Mitglieder oder aller Vereinsmitglieder erzielt hat?

Solange die Vereinssatzung keine abweichende Regelung enthält, ist für die Wahl die Mehrheit der bei dem Wahlgang abgegebenen Stimmen erforderlich.

Muss / kann der Vorstand eines Vereins in geheimer Wahl gewählt werden, wenn die Satzung dazu keine Regelung enthält?

Der Wahlmodus wird mangels abweichender Regelung in der Satzung grundsätzlich vom Versammlungsleiter bestimmt. Aber der Versammlungsleiter kann (muss nicht) zum Wahlmodus einen Antrag zur Geschäftsordnung zulassen, dann ist dessen Votum zu befolgen. Der Versammlungsleiter muss eine geheime Wahl anordnen, wenn Abstimmende andernfalls ganz offensichtlich an einer unbeeinflussten Stimmabgabe gehindert wären. Geheime Wahl sollte daher der Regelfall sein. Offene Wahl sollte nur bei Zustimmung aller stimmberechtigten Mitglieder angewendet werden.