Kassenprüfer und Buchführung

Wie genau hat die Prüfung einer Vereinskassenführung auszusehen?

Der Kassenprüfer muss sich ein Bild davon machen, ob die Kassenführung ordnungsmäßig ist. Dazu sind relativ große Posten (Beträge) lückenlos, die weitere Kassenführung dagegen ist stichprobenartig zu prüfen. Differenzen zum Konten-/ Bargeldbeständen sind lückenlos aufzuklären. Außerdem sind allgemein übliche Plausibilitätskontrollen durchzuführen (z.B. sind Eigenbelege gründlich zu prüfen). Bei wirtschaftlich umfangreich tätigen Vereinen ist die Auswertung des Prüfungsberichts durch Wirtschaftsprüfer ein unverzichtbarer Bestandteil einer Kassenprüfung.

Eine Prüfung kann natürlich auch ergeben, daß Belege fehlen. Die Prüfung muß die gezahlten Mitgliederbeiträge beinhalten.

Muss die Jahresrechnung eines Vereins vor einer Mitgliederversammlung von einem Wirtschaftsprüfer, Steuerberater o.ä. geprüft werden?

Nur dann, wenn sich dies aus der Vereinssatzung, der bisherigen Vereinsübung als Gewohnheitsrecht oder in besonderen Fällen aus gesetzlichen Vorschriften ergibt.

Können für einen Kassenprüfer Haftungsrisiken entstehen, wenn er sich mit den Aufgaben nicht auskennt und er dadurch Prüfungen fehlerhaft vornimmt?

Ja! Wer das Amt annimmt, muss es gewissenhaft ausüben. Wer sich mit den ihm obliegenden Aufgaben nicht auskennt, eine Prüfung fehlerhaft durchführt und dadurch dem Verein ein Schaden entsteht, handelt fahrlässig und macht sich ggf. schadensersatzpflichtig. Wer sich also mit der Kassenprüfung nicht auskennt, sollte sich nicht wählen lassen bzw. das Amt bald (nicht zur Unzeit, also nicht dann, wenn nach der Verkehrsanschauung nicht damit gerechnet werden kann, z.B. nachts) wieder niederlegen oder sich fortbilden. Die Kosten für eine solche Fortbildung trägt grundsätzlich der Kassenprüfer selbst, wenn nicht mit dem Verein etwas anderes geregelt wird.

Wie lange muss man die Geschäftsunterlagen (Protokolle / Kassenführungsunterlagen, etc.) aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen richten sich, wenn keine Verfahren anhängig sind, nach den allgemeinen steuerlichen Vorschriften (§ 147 Abgabenordnung). In der Regel sind dies sechs bis zehn Jahre.

Darf der 1. Vorsitzende eines Vereins bzw. die anderen Vorstandsmitglieder an einer Kassenprüfung teilnehmen?

Ja, aber die Arbeit der Kassenprüfer darf in keiner Weise, also auch nicht durch anwesende Vorstandsmitglieder, beeinträchtigt werden. Es spricht bei umfangreicherem Prüfungsbedarf viel dafür, dass der Kassenprüfer berechtigt ist, die Prüfung ohne die (ständige) Anwesenheit anderer Personen durchzuführen. In der Regel ist es sinnvoll, dass der Schatzmeister für Fragen zur Verfügung steht.

Dürfen Kassenprüfer Einsicht in bestehende Verträge nehmen?

Ja, wenn nicht ausnahmsweise mit der Bezeichnung „Kassenprüfer“ in der Satzung nach den Gesamtumständen eine Beschränkung der Prüfungskompetenz auf die zahlenmäßige Übereinstimmung hinsichtlich der Belege mit der Rechnungslegung gewollt ist.

Haben die Vereinsmitglieder einen Anspruch auf Einsichtnahme in alle Vereinsunterlagen, z.B. die Konten, Verträge oder Mitgliederlisten?

Das einzelne Vereinsmitglied hat diese Rechte nur bei Darlegung eines berechtigten (besonderen) Interesses und nur in dem daraus sich ergebenden Umfang. Am häufigsten dürfte ein Anspruch auf Einsichtnahme in die Mitgliederlisten begründet sein. Ob ein berechtigtes Interesse vorliegt, muß notfalls gerichtlich entschieden werden.

Was hat ein Schatzmeister bzw. Kassenwart zu beachten, wenn er seine Amtsgeschäfte korrekt an seinen Nachfolger übergeben will?

Alle Aufzeichnungs- und Rechenschaftslegungspflichten müssen bis zur Amtsübergabe vollständig erfüllt oder nicht behebbare Schwachstellen detailliert dokumentiert sein. Für die Haftung gelten auch hier die allgemeinen Grundsätze.